Las 7 fases para implantar con éxito un Sistema de Gestión ISO 50001 (V): auditoría interna y acciones

AUDITORÍA INTERNA

La quinta fase para implementar un Sistema de Gestión Energética basado en ISO 50001 es la de planificar y conducir una auditoría interna, es decir, un proceso independiente y documentado en el que se recoge y evalúa de forma objetiva las evidencias que determinan si se cumplen una serie de requisitos.

En este punto hay que aclarar que la auditoría interna del sistema de gestión energética no corresponde con la auditoría energética con la que comenzábamos a implantar los requisitos de la ISO 50001, y tampoco se refiere a las auditorías y revisiones técnicas que se llevan a cabo como parte del SGE. En esta etapa la auditoría se centra en el proceso (o sistema) como tal y busca conocer el grado de consecución de los objetivos de ahorro y eficiencia energética (es decir, el desempeño energético) y el cumplimiento de la política energética, así como asegurar que los mantenimientos se están siguiendo de manera eficaz. En caso de que queramos obtener el certificado ISO 50001 esta auditoría sirve para comprobar el grado de implantación de la norma, previa a la Auditoria de Certificación.

En la auditoría interna comprobaremos si el SGE:

  • Cumple con los requisitos y acuerdos que la organización ha establecido para su sistema de gestión energética.
  • Se implementa y se mantiene de forma efectiva.
  • Se atiene a los objetivos y metas
  • Resulta en mejoras para el rendimiento energético.

 

“ La auditoría interna del SGE evalúa tanto el desempeño energético como los procesos del propio sistema de gestión 

A continuación detallamos el proceso para llevar a cabo una auditoría interna, que se puede resumir en las siguientes etapas:

Etapas auditoría interna 50001

  1. PLANIFICACIÓN

Programar la auditoría interna

El responsable de las auditorías diseñará un programa con el alcance y frecuencia de las mismas, garantizando que todos los procesos y aspectos relevantes de la organización son auditados. Para ello, tendrá que considerar que hay que auditar tanto el desempeño energético como el sistema de gestión, y deberá tener en cuenta el estado e importancia de las áreas y proceso, así como los resultados de auditorías previas.

Para la realización del programa de auditorías prestaremos especial atención a las áreas y procesos asociados con los usos elevados de energía, objetivos energéticos, metas y planes de acción, controles operacionales y de mantenimiento y aquellas actividades relacionadas con mejoras energéticas sustanciales. No es necesario que cada auditoría cubra el SGE al completo siempre y cuando el programa garantice que su alcance general sí es auditado de forma periódica.

La planificación de la auditoría interna normalmente se realiza a un año vista, pero puede hacerse para períodos más cortos o más largos. La frecuencia dependerá, entre otros, de las dimensiones de la empresa y de las actividades desarrolladas en la misma.

A continuación mostramos un ejemplo para realizar el calendario de auditoría interna:

Calendario auditoria interna

 

Elaborar el plan de auditoría interna

El plan, que se elaborará individualmente para cada una de las auditorías previstas, incluirá la siguiente información:

  1. Fecha de la auditoría
  2. Alcance
  3. Objetivo/s
  4. Equipo implicado en la auditoría
  5. Tiempos previstos
  6. Requisitos (criterios) para auditar
  7. Referencias

 

  1. EJECUCIÓN

gestores energeticos

La auditoría interna es una fase muy importante para el éxito del SGE. Por ello es recomendable contar con personal experto en este terreno. De no ser así, tendremos que formar al equipo implicado y nombrar a un responsable. 

Las auditorías las llevarán a cabo una o varias personas, pero en cualquier caso lo hará personal cualificado y formado en auditoría interna de sistemas de gestión, que sea objetivo e imparcial y que no audite el trabajo que haya realizado él mismo.

En la práctica puede ocurrir que esta auditoría la realicen personas externas, siempre y cuando lo hagan de forma competente, imparcial y objetiva.

En cualquier caso, a lo largo de todo el proceso detectaremos las fortalezas del SGE, las oportunidades de mejora y las no conformidades o incumplimientos de los requisitos.

  1. CIERRE

Una vez finalizada la auditoría, se elabora el informe de  auditoría, donde se reflejan los resultados. Este documento, que también se entregará a la dirección de la empresa para que esté informada, nos proporcionará evidencias objetivas y nos permitirá identificar evidencias de las acciones preventivas y correctivas, lo que nos lleva a la siguiente fase.

 

NO CONFORMIDADES Y ACCIONES

Tras las etapas de seguimiento, medición y análisis, cumplimiento de requisitos (legales y otros) y auditoría interna, la fase de verificación del Sistema de Gestión Energética finaliza con la puesta en marcha de acciones para corregir y prevenir las no conformidades.

Una no conformidad es aquel hallazgo que se desvía del comportamiento previsto por la propia organización. Generalmente vienen dadas porque:

  1. La organización no está haciendo lo establecido.
  2. Lo que se está llevando a cabo no funciona.
  3. No se están cumpliendo los requisitos.
  4. Las mejoras de desempeño energético previstas no se están consiguiendo.

Generalmente las no conformidades del SGE se detectan durante las fases previas de verificación (auditoría interna o seguimiento y medida). Sin embargo, a medida que el sistema va madurando, las no conformidades también pueden ser identificadas:

- En el día a día de la empresa

- En los procesos de auditoría externa

- En procesos rutinarios de evaluación del SGE

- Por parte de los propios trabajadores

Un principio fundamental del estándar ISO 50001 es que las empresas sean capaces de identificar y resolver los problemas que surgen, así como de implantar acciones para eliminar la causa del problema, de ahí que sea necesario que establezcamos un procedimiento para detectar la naturaleza de un hallazgo y abrir, en caso necesario, un parte de no conformidad en el que se indique si es necesario abordarla con alguna medida.

Para comprender a qué nos referimos, a continuación ilustramos los tipos de conformidades y qué acción es más apropiada para abordar cada una:
 

NO CONFORMIDADMEDIDA

EXISTENTE/DETECTADA

Situación en la que no se ha cumplido algún requisito.

Deben ser solucionadas con la mayor brevedad posible.

ACCIÓN CORRECTIVA

Acciones llevadas a cabo para eliminar la causa de la no conformidad detectada. Puede existir más de una causa para una misma no conformidad.

CORRECIÓN (O ACCIÓN INMEDIATA)

Acción para eliminar una no conformidad detectada

POTENCIAL

Situación en la que, si no se llevan a cabo las acciones oportunas, puede ocurrir en un futuro.

ACCIÓN PREVENTIVA

Acciones que eliminan la causa de una no conformidad potencial. Conviene eliminar las no conformidades potenciales antes de que ocurran.

También es posible que se produzca algún hallazgo que, aunque no se trate del incumplimiento de un requisito, tenemos que identificar y controlar:

DESVIACIÓN: fallo aislado. Lo debemos solucionar, aunque con menos urgencia que las No Conformidades.

OBSERVACIÓN: hallazgo que no incumple un requisito o del cual no se tiene ninguna evidencia objetiva, pero puede suponer un riesgo a corto o largo plazo.

En cualquier caso, para asegurar el éxito debemos verificar la efectividad de cualquier acción que hayamos puesto en marcha. En otras palabras, ¿la acción implantada ha eliminado la causa de la no conformidad de forma que ésta ya no ocurre? El método para comprobarlo dependerá del tipo de hallazgo que estemos tratando, pero en general nos aseguraremos de que la no conformidad que tuvimos que abordar lleva sin producirse durante un período de tiempo (razonable).


¿Cómo puede SMARKIA 50001 ayudarme en la fase de implementación y operación?

Como se ha indicado es capital para el buen funcionamiento del sistema de gestión energética que este se esté evaluando de una forma periódica a través de sí mismo, de sus responsables o incluso a través de todos los trabajadores que intervienen en él.

Es por ello que esta fase de Auditoría interna tiene que ser lo más ágil y sencilla posible y por ello desde la plataforma SMARKIA 50001 se permite realizar de forma periódica dicha evaluación del sistema. Para ello la plataforma gestiona de forma automática la apertura de auditorías internas y su seguimiento.

Dentro de la gestión de una auditoría, una de las partes fundamentales es la gestión de los resultados de la misma y en el caso de que se requieran la gestión de no conformidades. En este sentido la plataforma permite de un vistazo ver qué no conformidades están abiertas y cuál es el estado de resolución de las mismas.

Acciones correctivas

Detalle del Listado de Acciones Correctivas en Proceso

Adicionalmente desde la misma auditoría interna se podrán indicar los puntos fuertes, oportunidades de mejora y observaciones que se requieran de una forma sencilla.

Como se ha mencionado, tan importante como su buen funcionamiento es la identificación y corrección de los puntos débiles del sistema de gestión energética y es por ello que la plataforma ofrece un lugar único para la gestión de todas las no conformidades creadas en las diferentes partes del SGE. Esta gestión centralizada de las no conformidades nos permitirá identificar de una forma rápida el estado de las mismas, así como el de las acciones correctivas /preventivas identificadas para su subsanación.

Al igual que el resto de puntos del SGE, tanto las auditorías internas como las no conformidades y las acciones derivadas de ellas se integran con el sistema automatizado de tareas y notificaciones de la plataforma, de forma que los diferentes usuarios estén completamente al día del estado del SGE.

En el próximo post del blog explicaremos la última de las fases: revisión por la dirección. Pero si no quieres esperar más para implantar con éxito un Sistema de Gestión según la norma ISO 50001, ponte en contacto con nosotros ahora.

 

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