Las 7 fases para implantar con éxito un Sistema de Gestión ISO 50001 (VI): revisión por la Dirección

REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

Para toda aquella organización que tenga implantado un Sistema de Gestión Energética, la norma ISO 50001 establece como requisito fundamental que la alta Dirección realice periódicamente una revisión del SGE, con el objetivo de identificar oportunidades de mejora y por consiguiente mejorar su desempeño energético global. El proceso de revisar, evaluar y luego ejecutar las acciones apropiadas para lograr dicho fin corresponde con la última fase del ciclo de Deming (P-D-C-A), ACCIÓN y es también la última de las 7 fases para implementar con éxito un sistema de gestión basado en ISO 50001. Es la etapa conocida como revisión por la Dirección, cuya responsabilidad recae totalmente en la Gerencia, quien busca asegurar la continua sostenibilidad, adecuación y efectividad del SGE implantado. 

Para asegurar el éxito de esta fase, se recomienda desarrollarla siguiendo los pasos:

  1. Recoger información para la revisión por la Dirección
  2. Conducir revisiones por la Dirección
  3. Informe de Resultados

Veamos detenidamente cada uno de ellos:

  1. Recoger información para la revisión por la Dirección

Antes de nada, el representante de la Dirección que forma parte del equipo del SGE se asegurará de que se recoge y se organiza la información apropiada para ser posteriormente presentada de forma y manera que permita a la Gerencia tomar decisiones. Pero, ¿qué información es necesaria y dónde podemos encontrarla?

Para contestar a esta pregunta lo mejor es pensar en la meta, es decir, entender el tipo de decisiones que necesitamos tomar y el tipo de acciones que van a resultar tras esta revisión. Tener claros estos dos conceptos nos ayudará a seleccionar la información que le puede ser más útil a la Gerencia para tomar dichas decisiones y desarrollar acciones.

Por ejemplo, será necesario tomar las siguientes decisiones:

  • ¿Cuál es el estado del Sistema de Gestión Energética?
  • ¿Es necesario algún cambio estratégico? ¿Cuál?
  • ¿Qué cambios se necesitan o se esperan en materia de desempeño energético?
  • ¿Hay algún cambio interno/externo que pueda afectar el SGE?
  • Las medidas empleadas actualmente (IDEns), ¿nos proporcionan la información correcta?
  • ¿Qué nuevos recursos son necesarios?
  • ¿Es el SGE apropiado para la organización?
  • ¿Es el SGE efectivo? ¿Está generando los resultados esperados?
  • ¿Ayuda el SGE a obtener mejoras continuas en el desempeño energético?

 

La información necesaria estará disponible en los elementos y procesos que se generan a partir del propio Sistema de Gestión Energética. En la siguiente tabla detallamos los elementos de entrada (datos) más comunes:

Evaluación y  cambios de requisitos legales y otrosGrado de cumplimiento de objetivos y metasResultados de auditorías internas
Estado de correcciones y acciones correctivas y preventivasDesempeño energético esperado el próximo añoRecomendaciones de mejora

Indicadores de desempeño energético (IDEn) y datos

de desempeño energético de proyectos anteriores y actuales

Revisiones anterioresRevisión de la política energética

 

Es el representante de la Dirección quien determinará la información más apropiada, basándose en los resultados de revisiones previas y acciones que han ocurrido desde entonces y sobre todo en la utilidad de los datos para la toma de decisiones.

Una vez identificada qué información es necesaria, nos preguntamos ¿quién tiene esa información? Esta cuestión surge porque el sistema lo conforman varias personas, pero como en la fase de política energética  el representante de la Dirección se encargó de la distribución de roles y tareas, recopilar los datos necesarios no debería de ser complicado. Una práctica muy habitual es la de utilizar un formulario en el que, para cada tipo de información, rellena los siguientes campos: fuentes de información potenciales, persona responsable/asignada para la recogida de datos, fecha límite.

Con toda la información a su disposición, el representante de la Dirección la organiza de acuerdo a la extensión, profundidad y alcance con el que se pretende realizar la revisión. Posteriormente determina el mejor método para comunicar visualmente la información, de forma que se capte de un solo vistazo el mayor número de detalles posible, que facilitará a la Dirección su comprensión y por tanto una mejor toma de decisiones basada en los resultados. 

  1. La Dirección lleva a cabo la revisión

Una vez organizada la información apropiada, es el momento de ejecutar la revisión por la Dirección.

Se decidirá quien participa en este proceso en función de quién necesita información, quién puede proporcionar los recursos necesarios para las acciones precisas y quién las va a realizar, es decir, la alta dirección designada por la organización y su representante. Además de la Dirección, normalmente suelen estar involucrados responsables de las cuestiones energéticas y responsables de las unidades principales.

La frecuencia con la que se van a realizar depende de cada organización, pero en cualquier caso tienen que estar previamente planificadas y realizarse a intervalos definidos y adecuados para garantizar su eficacia. Si es necesario también pueden convocarse revisiones ante circunstancias excepcionales o cuando se estime oportuno, por ejemplo si se han producido cambios o hay muchas acciones en proceso.

Desde un punto de vista práctico, ¿cómo se lleva a cabo la revisión por la Dirección? Una vez más, dependerá de cada organización. Además de en persona, existen otros métodos a nuestra disposición que nos permitirán ahorrar tiempo: teleconferencias, intercambio de emails, etc. Tampoco es necesario completar la revisión en una sola jornada, y podemos hacerlo parcialmente en varias, siempre y cuando nos ajustemos a los intervalos de tiempo establecidos.

Otra recomendación importante es no detenerse a analizar cada pequeño detalle. Es más conveniente verlo desde un punto de vista global, manteniendo siempre la perspectiva y teniendo en cuenta los objetivos y las prioridades de negocio.

A modo resumen, algunas reglas que el DOE (Dpto. de Energía de EEUU) aconseja seguir al representante de la Dirección son:

reglas representante direccion sge 50001

 

 

  1. Informe de resultados

Por último, y para asegurar el éxito de la revisión (y por consiguiente del Sistema de Gestión Energética) se realizará y actualizará uno o varios registros de todas las revisiones. El formato del informe puede variar, pero trataremos siempre de que sea sencillo, práctico y operativo y de que contenga, como mínimo, el nombre y cargo de los participantes, los temas tratados, las decisiones tomadas y las acciones previstas y las tareas asignadas durante la reunión.

En este gráfico se muestran los resultados que debemos extraer a partir de la revisión:

Resultados de la revision por la direccion

Resultados de la revisión por la dirección

A partir de los resultados, de las decisiones tomadas y de las acciones previstas comenzamos de nuevo el ciclo P-D-C-A  (Planificar-Hacer-Verificar-Actuar), regresando a las primeras fases para revisar elementos tales como los consumos significativos de la energía,  factores de oportunidades de mejora, etc. También es esencial que verifiquemos aquellas acciones que implican a la alta Dirección para que sigan involucrados activamente en la mejora continua del desempeño energético y del propio SGE.

Una vez implementado el SGE, poco a poco los procesos de mejora continua son asimilados y aplicados en el día a día de la organización, lo que se traduce en la optimización del desempeño energético e incremento de la eficiencia energética.

El estándar ISO 50001 ha probado ser el marco apropiado para que instalaciones industriales, sedes comerciales y organizaciones enteras gestionen su energía, incluso la compra de la misma. Un Sistema de Gestión Energética establece la estructura y disciplina para implementar las estrategias que pueden suponer una significativa disminución de los costes de energía y las emisiones de gas de efecto invernadero, y mantener esos ahorros a largo plazo. En mayo de 2014 la cifra de sedes certificadas en el mundo era de 7.300, un 234% más que el año anterior (Fuente: Energy.gov). En este sentido, hay herramientas muy completas, como Smarkia 50001, que simplifican la obtención y mantenimiento de la certificación.


¿Cómo puede SMARKIA 50001 ayudarme en la fase de revisión por la dirección?

Como se ha indicado, el último punto en el ciclo P-C-D-A corresponde a la “Actuación”. Para ello es necesario que previamente se haya recopilado toda la información posible acerca del estado del sistema, sus puntos fuertes, carencias, posibilidades de mejora etc…

Este proceso suele ser complejo, debido a la gran cantidad de datos que hay que manejar así como al número de personas que hay que involucrar, por ello desde SMARKIA 50001 se trabaja en este punto con una máxima, simplicidad y eficacia.

Persiguiendo estos dos conceptos, la plataforma realiza por sí misma la recopilación de  toda  la información necesaria, seleccionando los puntos clave del SGE y extrayendo de cada una de las áreas del mismo la información relevante. La política energética, el desempeño energético de la organización en términos de análisis de KPIs, los objetivos y metas energéticas alcanzadas, el grado de cumplimiento de exigencias,  el resultados de auditorías internas así como el estado de acciones correctivas y preventivas son algunos de los puntos analizados automáticamente por la plataforma sin necesidad de intervención del usuario.

Revision por la direccion

Detalle del Seguimiento de la revisión por la dirección en Smarkia 50001

 Una vez que se ha realizado el análisis del estado del SGE, se podrán introducir recomendaciones por parte del Responsable del sistema de gestión energética para ser trasladadas a la dirección y que puedan ser valoradas.

La gestión de roles y jerarquía de puestos de trabajo de la plataforma facilita que los diferentes perfiles dentro de una organización tengan un acceso selectivo a la información en función de su importancia dentro del sistema de gestión energética.

El último punto en la revisión por la dirección, es como su nombre indica, la fase en que la dirección analiza los resultados e incluye las observaciones y acciones recomendadas para la mejora del SGE, todo ello una vez más se podrá realizar de manera sencilla desde la misma plataforma.


Llegamos así al final de nuestra serie de posts sobre “las 7 fases para implantar con éxito un Sistema de Gestión ISO 50001”. Esperamos que te hayan servido de referencia y ayuda. Y si aún quieres saber más sobre como implantar un SGE basado en ISO 50001 de forma óptima, escríbenos ahora y benefíciate de sus funcionalidades.

 

 

 

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