Las 7 fases para implantar con éxito un Sistema de Gestión ISO 50001 (III): la implementación

Siguiendo con la serie sobre las 7 fases para implantar con éxito un Sistema de Gestión ISO 50001, a continuación explicamos en qué consiste la fase de implementación y operación.

3. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

La implementación es la tercera fase para desarrollar un Sistema de Gestión Energética basado en ISO 50001 y con la que comenzamos a HACER (DO) dentro del modelo PDCA (del inglés Plan-Do-Check-Act).

Como resultado de la planificación energética hemos obtenido la línea base de consumos, los KPIs energéticos, los objetivos previstos y el plan de acción para conseguirlos. Ahora hay que implementar esas acciones y todos los proyectos necesarios para el éxito del SGE.

En la fase de implementación y operación el papel más decisivo lo juegan las propias personas. Alcanzar o no los objetivos marcados depende muchas veces de la concienciación, compromiso y capacidad del equipo que va a poner en práctica los proyectos definidos en el plan de acción.

Veamos a continuación qué implicaciones tiene y cuáles son las tareas más relevantes:

 

1. COMPETENCIAS, FORMACIÓN Y NOTORIEDAD

Como vimos en la fase de política energética, el SGE será gestionado por un equipo que ha sido compuesto expresamente para esta labor. Liderando el grupo se encuentra el RSGE (Responsable del Sistema de Gestión Energética), que se encargará de definir los puestos y roles necesarios, evaluar las competencias de cada uno e identificar sus necesidades de formación.

Partiendo de esta base, y para asegurarse de que todos los involucrados en el proceso tienen los conocimientos necesarios para ejecutar el proyecto, se planifican, desarrollan y registran las actividades de formación más apropiadas. Las dos áreas de conocimiento principales en las que la organización ha de incidir son:

  1. Gestión: para comprender, operar y controlar correctamente el SGE.
  2. Energía: es decir, conocimientos técnicos requeridos para inventariar y analizar el uso de la energía así como para sacar partido a las oportunidades de mejora. Cuantos más conocimientos técnicos tenga el personal, más precisa será la implementación del SGE. Sn embargo, la formación interna que se imparta en este campo dependerá de la política de cada organización y de su tamaño. Por otro lado, en el caso de grandes consumidores de energía, es aconsejable que cuenten con expertos y asesores propios, mientras que las empresas más pequeñas pueden confiar este trabajo a consultores externos.

En la siguiente tabla se muestra algunos de los departamentos y puestos involucrados en el proceso, así como ejemplos de aptitudes y conocimientos requeridos habitualmente:

 

DEPARTAMENTOS/ PUESTOSCONOCIMIENTOS Y APTITUDES

CFO (Chief Financial Officer)

Profesionales de contabilidad y financiero

Ingenieros

Departamento de Compras

Facility Managers

Especialistas en Comunicación y RR.PP.

 

Gestión:

  • Organización y liderazgo
  • Gestión de cambios
  • Gestión de contratos

Contabilidad y financiero:

  • Gestión de riesgos
  • Economía de la gestión energética
  • Opciones de financiación

Gestión de la energía:

  • Conceptos básicos y fundamentos de la energía
  • Fundamentos de la optimización de la energía

Conocimientos técnicos:

  • Principios de ingeniería mecánica y eléctrica
  • Procesos de instalaciones e industriales
  • Prácticas y requisitos de Operaciones y Mantenimiento
  • Conocer y comprender las tecnologías actuales y emergentes
  • Automatización e interoperabilidad
  • Instrumentación y control

 

Este plan de formación permitirá a la dirección avanzar en la concienciación de los empleados hacia las buenas prácticas de consumo energético.

2. COMUNICACIÓN

Como continuación a la concienciación e implicación de los involucrados del proceso, la empresa establecerá un método continuo de comunicación interna sobre la evolución del SME y el rendimiento energético. De esta forma se pueden obtener opiniones y propuestas de mucho valor para la mejora del sistema, a la vez que se motiva (e incluso se incentiva) al personal a que intente alcanzar el mejor rendimiento y el máximo ahorro energético.

A nivel externo, cada organización decidirá si desea comunicar o no los aspectos más relevantes de su Sistema de Gestión Energética. Si decide hacerlo, lo más recomendable es que se documente de manera que se defina claramente un método y unas pautas de comunicación externa.

3. DOCUMENTACIÓN

A lo largo del proceso surgirán dudas que pueden ser fácilmente solventadas a través de documentos informativos que describirán los principales elementos del Sistema de Gestión Energética.

La documentación la prepara un responsable de energía y la aprueba personal autorizado antes de ser publicada. Para evitar pérdidas de tiempo es recomendable que esté organizada, sea fácilmente localizada y se actualice constantemente.

Ni que decir tiene que la extensión de la documentación variará de una empresa a otra, en función de su escala y el tipo de actividad, complejidad de los procesos e interacciones y competencia del personal.

En cualquier caso, la información que se suele demandar es:

  1. Interna: mantenimiento del equipo, estadísticas de energía, formularios de registro de factores de energía, revisiones internas, formación, planes de mejora, política de gestión energética, etc.
  2. Externa: informe de la auditoría energética, archivos de aquellos equipos que más consumen, etc.

 

4. CONTROL OPERACIONAL

La fase de implementación termina con el control operacional, en el que se establecen las pautas para vigilar de cerca el sistema de gestión energética, con el fin de asegurar que todas las operaciones son energéticamente eficientes. Los indicadores a este nivel son importantes para mantener el foco en el uso y la eficiencia energética e identificar desviaciones lo antes posible.

 

En el control operacional se establecen las pautas para vigilar de cerca el sistema de gestión energética, con el fin de asegurar que todas las operaciones son energéticamente eficientes

 

Los procedimientos operacionales han de ser comprobados y revisados según las actividades que influyen en el desempeño energético, sobre todo en lo referente a:

  1. Incorporar políticas de sostenibilidad en el desarrollo de productos con el fin de reducir el consumo de energía, mejorar la eficiencia y emplear recursos reutilizables sin comprometer la calidad, seguridad y coste del producto.
  2. Tener en consideración el ahorro energético antes de comprar equipos para evitar adquirir los que tienen un consumo excesivo. También es conveniente optimizar las condiciones operativas y realizar mantenimientos regulares en los equipos existentes, pues pueden estar contribuyendo a un malgasto de la energía.
  3. Crear un estándar para la compra de energía: listado de los proveedores preferidos, medida y verificación de las fuentes de energía, transporte y almacenamiento, etc.
  4. Medir, registrar y evaluar el consumo de energía en los procesos de producción y servicios para eliminar aquellos que hayan quedado obsoletos.

     Por último, hay que decir que aunque un Sistema de Gestión Energética basado en 50001 no establece a priori una cláusula de preparación y respuesta ante emergencias, sí es muy aconsejable contar con un plan ante posibles contingencias, que esté basado en situaciones ocurridas en la realidad:

5. DISEÑO

Hay que considerar las oportunidades de mejora y los resultados del control operacional para el diseño de (nuevas o modificación de existentes) instalaciones, equipos, sistemas y procesos que pueden tener un impacto significativo en el desempeño energético.

Se prestará especial atención a actividades como: uso de convertidores eficientes, minimización de pérdidas de presión o potencia, optimización del tamaño de los conductos, integración con las instalaciones del vecindario, aplicación de las mejores prácticas de diseño de edificios y construcción, uso de sistemas de iluminación de larga vida (ej. LED), etc.

6. ADQUISICIÓN DE SERVICIOS, PRODUCTOS Y EQUIPOS ENERGÉTICOS

Finalmente, la fase de diseño se formaliza con la compra de equipos, productos y servicios. La norma establece que la organización enumere, documente e implemente los criterios para evaluar el uso, consumo y eficiencia energética de los mismos y definir lo que se espera que sea su vida operativa.

Es aconsejable que cuando los productos adquiridos que puedan tener un impacto en los usos elevados de energía se informe al proveedor de que la decisión es en parte tomada según su rendimiento energético.


¿Cómo puede SMARKIA 50001 ayudarme en la fase de implementación y operación?

Con Smarkia 50001 se puede llevar el control de todas las personas, instalaciones y procedimientos que determinarán el modo de actuación del sistema de gestión energética en la organización de una forma fácil, intuitiva y centralizada.

Desde la plataforma el usuario puede gestionar todos los puestos de trabajo que intervienen en el SGE, estableciendo la jerarquía de mando entre los diferentes implicados así como las funciones e interacciones de estos perfiles con las diferentes instalaciones que conforman el centro de trabajo.

Asimismo se podrá verificar periódicamente que los ocupantes de los puestos de trabajo cuentan con los conocimientos y las competencias necesarias para desempeñar de forma satisfactoria todas las funciones que su puesto conlleva.

Como queda dicho en este post, uno de los puntos fundamentales dentro de un sistema de gestión energética es la comunicación entre todos los integrantes que conforman el equipo de gestión energética. Por ello, desde la plataforma se podrá gestionar desde un único punto todas las comunicaciones recibidas y de esta forma llevar control de las tareas y funciones que cada integrante del equipo tiene que desempeñar.

Como en cualquier sistema de gestión avanzado, la gestión documental es un punto fundamental ya que es imprescindible una correcta organización de todos los documentos, entregables, etc. resultantes del sistema de gestión. Es por ello que desde el gestor documental avanzado integrado en la plataforma se podrá realizar esta función de forma unificada, siendo este el punto único donde confluirán todos los documentos relacionados con el SGE. Dentro de este gestor, podremos consultar, modificar o versionar cualquier documento del sistema.

gestor documental SGE

Buscador de documentos avanzado

Por último la funcionalidad de control operacional permite evaluar todos los procedimientos y pautas, tanto de mantenimiento como de utilización, que hayan sido definidos para lograr maximizar el desempeño energético de la organización. Desde el control operacional relacionaremos cada una de esas pautas con las instalaciones y puesto de trabajo, evaluando de forma periódica su cumplimiento y generando las tareas correspondientes. Aseguramos de esta forma la correcta trazabilidad entre las instalaciones del centro de trabajo, los puestos que tienen responsabilidad sobre ellas y las pautas o procedimientos que determinarán el modo de actuación o mantenimiento de las mismas.

¿Te están pareciendo útiles estos posts? ¿te ha surgido alguna pregunta que quieras resolver? No dudes en ponerte en contacto con nosotros si te interesa implementar con éxito un sistema de gestión energética basado en ISO 50001.

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